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이메일(email)은 이제 우리 생활에서 아주 중요한 통신 수단의 하나가 되었다. 전화, 메신저(IM)와 같은 동기적 방식이 중요한 만큼, 게시판, 이메일과 같은 비동기적 방식은 특히, 업무 등 공식적인 절차가 중요한 경우 아주 일반적인 방법이 되었다.

직장과 같은 조직 생활을 하는 사람들은 각 조직에서 공식적으로 부여하는 이메일 주소가 있어 신분과 소속을 확인하고 각종 내부 시스템을 활용할 때 기본 열쇠로 쓰게 된다.

초등학교, 중학교, 고등학교도 마찬가지이기는 하겠지만, 대학에서도 학교 도메인이 들어간 이메일 주소를 부여받아 학교 소속임을 확인받고 사용자가 원하는 용도로 이메일 시스템을 쓸 수 있다.

그런데 지극히 개인적인 용도가 아니라, 학교 행정 부서와의 연락, 교수와 학생 간의 연락, 수업과 관련된 학생과 학생 간의 연락에서 이 공식적인 학교 이메일뿐만 아니라 나름대로 등록해 사용하고 있는 이메일 주소들이 뒤죽박죽 엉켜 일과 학업의 흐름을 방해하고, 서로 결례를 하게 되고, 기록으로서 가치를 떨어뜨리는 일도 발생하게 된다.

갈수록 이메일로 과제를 제출하거나, 보고서를 같이 돌려 보거나, 회의를 하거나 하는 등의 일이 많아지고 있으므로 지메일(Gmail)과 같은 범용 이메일 서비스를 이용해 학생들이 이런 일들을 원활하게 할 수 있는 방법을 제안하고자 한다.

같은 일을 하고 같은 팀에 소속된 여럿이 이런 체계를 따라 하는 것도 좋고, 개인적으로도 이런 체계를 따라 하면 비교적 이메일을 통한 공식적인 의사 교환에 상당한 도움을 줄 것으로 생각한다.

원칙은 이것이다.

학교 생활에서 공식적으로 필요한 활동에 사용할 이메일 계정(주소)을 별도로 하나 만들어 두자는 것이다. 기왕 만드는 김에 아이디도 자신을 정확하게 확인할 수 있는 모양으로 만들어 서로 누군지를 확인할 수 있도록 하는 것이다. 지메일을 사용하는 이유는 서비스가 안정적이며, 용량도 괜찮고, 계정을 만들기가 무척 쉽고, 한 사람이 여러 계정을 가질 수도 있기 때문이다. 또, 학점 교류나 교환 학생 등의 이유로 서로 다른 학교의 학생들이 공동 작업을 할 때에도 소속 학교 도메인에 얽매이지 않는다. 그뿐만 아니라, 문서 도구(Docs) 사이트 도구(Sites) 같이 협업을 할 수 있는 다른 서비스를 사용하기가 용이하다.

일단 지메일 사이트 로 접속한다.

Gmail: Create an account


계정 생성 메뉴로 들어간다.

Gmail 계정 만들기Gmail 계정 만들기

여기서 중요한 것은 성(Last Name)과 이름(First Name), 로그인 이름(Login Name)이다. 사적인 메일처럼 이름을 별명으로 쓰고, 로그인 이름을 무슨 암호처럼 쓰면 안 된다. 자신이 누군인지 확실히 식별할 수 있도록 한다. 특히, 학생이 교수한테, 부하가 상사한테 이메일을 보내는 경우 이런 정보가 무성의하면 결례를 범하는 것이 될 수도 있다.

내 제안:

성(Last Name): 자신의 이름을 영어로 쓴다. 성과 이름(Full Name)을 모두 쓴다. 영어 수업을 듣는 경우도 있고, 외국인 교수도 있고, 다른 학생 중에 외국인이 있을 수도 있기 때문에 국제화 시대에 걸맞게 영어로 쓴다. 영어식으로 성을 뒤에 쓰는 것이 좋다. 굳이 따질 필요는 없지만, 성을 앞에 쓸 때에는 명확한 구분을 위해 성 뒤에 쉼표를 적어주는 것도 좋다.

이름(First Name):
여기에서는 괄호 안에 자신의 한글 이름을 쓴다. 성과 이름을 붙여서 쓴다. 성에 쓴 영문 이름이 과도하게 길다면 괄호를 생략해도 괜찮다. 중국 사람이면 중국어로, 일본 사람이면 일본어로 쓴다.

이렇게 쓰면 사용자 이름이 "Kildong Hong (홍길동)" 또는 "Hong, Kildong (홍길동)", 이런 식으로 표기된다.

원하는 로그인 이름(Desired Login Name): 자신의 영문 이름을 빈 칸 없이 다 쓴다. 그 다음 점을 하나 찍고(생략 가능), 자신의 입학 연도(학번) 뒷 자리 두 개를 쓴다. 2010학번이라면 10. 예를 들어, kildonghong.10@gmail.com 식이다. 로그인 이름은 6자 이상 30자 이하로 쓸 수 있다. 만약, 동명이인에 영문 표기도 같고, 입학 연도도 같은 아이디가 이미 있다면 학번 가장 마지막 자리의 숫자를 마침표를 앞에 하나 찍고 적어준다. 예: kildonghong.10.3@gmail.com

이렇게 만든 이메일 주소는 학교의 공식적인 활동에만 쓰면 된다. 이 주소로 오고 가는 메일은 자신의 계정에 있는 "환경 설정" 메뉴에서 "계정 및 가져오기"와 "전달 및 POP/IMAP" 기능 등을 활용해서 자신이 주로 사용하는 다른 이메일 계정과 적절하게 통합하여 관리하면 된다. 학교를 졸업하거나 이 계정의 필요성이 없어지더라도 쉽게 이 부분만 떼어내 관리하거나 없애버릴 수 있다.

또한, 일회성이 아니라 향후 지속적인 접촉이 필요한 경우를 대비해서 자신이 주 계정으로 사용하는 이메일 주소는 이메일 본문 하단에 작성하는 서명(Signature)에 표시해 두거나, 이쪽으로 오는 이메일은 항상 주 계정으로도 사본이 발송될 수 있도록 전달(forwarding)해 놓으면 된다.

반드시 위와 같은 원칙으로 만들 필요는 없지만, 비슷한 원칙으로라도 생성을 하면 어떨까 한다. 그래서 수업용으로 이메일 주소를 적어 내야 하거나, 학교 취업용 메일링 리스트에 주소를 올리거나, 가끔 팀 프로젝트를 진행하거나, 학생들이 참가하는 워크숍 같은 활동에 연락처를 적어 놓거나, 이메일 주소를 적어 주면서 굳이 학교 도메인을 노출시키고 싶지 않을 때 위에서 만든 주소를 사용하면 된다.

물론 이와 비슷하게 만든 주소가 미리 있다면 그것을 사용해도 되고, 이렇게 새로 만들어서 자신의 주 계정으로 사용해도 좋다. 아무튼, 이메일도 핵심적인 의사소통의 도구로 자리잡은 만큼 용도와 상대를 잘 생각해서 계정(복수 계정)을 운영하는 전략도 필요할 것이다.

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