CaN (Computer & Network) Tips

Excel(엑셀) 워크시트에 데이터를 입력할 때에는 입력한 내용 자체를 다듬어 바로 보고서로 활용하기 위한 경우도 있고, 이 자료를 바탕으로 피벗테이블을 작성하거나 추가 분석을 위한 데이터베이스로 활용하는 경우가 있다.

후자의 경우라면 더욱 목록(list)이나 표(table)의 특성을 잘 활용할 수 있도록 입력하고 관리하는 것이 중요하다. 이를 위해 데이터를 입력할 때에는 적어도 다음과 같은 원칙을 따르는 것이 좋다.

- 첫 번째 행에 머리글(heading)을 포함한다. 같은 이름이 들어가지 않도록 하고 필요하다면 실제 데이터인 레코드 행과 쉽게 구분할 수 있는 스타일을 주도록 한다. 또한, 제목 행(머리글, 필드명)과 레코드 행 사이에 빈 행이 들어가지 않도록 한다.


- 특별한 경우가 아니라면, 워크시트 상단의 3개 행 정도는 비워놓고 네 번째 행부터 목록이나 표를 작성한다. 필요하다면 더 비워둘 수도 있다. 이 부분은 나중에 별도 수식이나 조건(특히 고급 필터를 사용할 경우) 등 부가 정보를 활용하는 용도로 사용할 수 있다. 필요하다면 이 부분은 숨기기 기능으로 안 보이게 하면 된다.


- 하나의 워크시트에 여러 개의 목록이나 표를 입력해야 한다면 이들 사이에 빈 열을 하나 이상 추가한다. 통합될 수 있는 내용이라면 가급적 하나의 목록이나 표로 만든다.


- 목록이나 표 안에는 빈 셀이 생기지 않도록 주의한다. 원래 값이 없어 비워두는 경우는 어쩔 수 없지만, 위 셀에 있는 내용과 같다고 해당 셀의 내용을 비우면 안 된다. 중복되더라도 모두 입력한다.


- 가급적 목록이나 표는 정렬(오름차순, 내림차순)해 사용한다. 한눈에 보기에도 좋고, 분석 시 속도에도 영향을 줄 수 있다. 필수 사항은 아니지만, 보통 첫 번째 열 등을 기준으로 정렬해 두도록 한다.

MS Word나 한/글(아래아한글) 등은 표(Table)에서 간단한 함수와 수식을 이용해 Excel처럼 셀 기반의 계산을 할 수 있다.

표를 한 줄 아래로 내리고 그 자리에 빈 줄을 삽입하기 위해서는 다음과 같은 방법 중 하나를 적용한다.

• 표의 첫 번째 셀 제일 앞에 커서를 두고 [Enter] 키를 누른다.(이 방법은 Word 2000 이상에서만 작동하므로 버전이 낮은 경우는 아래 방법을 사용한다. 물론 아래 방법들도 Word 2000 이상에서 사용할 수 있다.)
  
• 위와 같이 표의 첫 번째 셀 제일 앞에 커서를 두고 [표] 메뉴에서 [표 분할]을 선택한다.
  
• 위와 같이 표의 첫 번째 셀 제일 앞에 커서를 두고 [Ctrl] + [Shift] + [Enter] 키를 누른다. 사실 이 단축키는 "표 분할" 단축키이므로 표의 첫 행이 아닌 경우에는 현재 위치를 기준으로 표가 분할된다.