CaN (Computer & Network) Tips

Excel(엑셀)이나 Word(워드), 한/글(아래아한글), PowerPoint(파워포인트) 등의 문서 작업을 열심히 하다가 가장 황당한 경우 중 하나가 작업 다 한 파일을 저장하지 않고 닫아버리는 것이다.

멀쩡히 두 눈 뜨고 저장하거냐 말거냐 물어보고 있느데 그냥 아니오를 선택할 때가 있다. 또는, 수정한 작업이 중요하지 않아 수정하기 전 상태로 만든다고  순간적으로 잘못 판단하여 파일을 저장하지 않고 닫은 다음 정신이 드는 경우도 있다.

애플리케이션에 따라서는 자동 저장 기능이라는 것이 있어 일정 시간 키보드를 사용하지 않거나 또는 일정 시간이 흐르면 강제로 현재 상태를 저장하기도 한다.

Excel 2010 버전에서는 작업 중간에 기존 파일을 덮어 써 저장하는 것이 아니라 일정 시간 간격으로 따로 저장하는 버전 관리 기능이 있다.

혹시 실수로 저장을 하지 않고 닫은 엑셀 파일을 살려야 하는 일이 있다면 여기를 확인하면 된다.

Excel은 따로 설정을 하지 않았다면 10분 간격으로 현재 문서를 저장한다. 그리고 버전 관리 항목에 저장된 시각을 확인해 편집 내역을 확인할 수 있다. 보통 자동 저장된 파일이 없다면, Excel을 닫을 때 다음과 같은 저장 안내 화면이 나타난다.

만약 저장된 버전이 있다면 아래와 같이 화면이 바뀐다.

저장되는 간격 등의 설정은 옵션 메뉴의 저장 항목에서 관리할 수 있다.

자동으로 저장된 임시 파일들은 4일 동안 보관된 다음 삭제된다.

이 기능을 제대로 사용하기 위해서는 새 문서를 연 다음 본격적으로 작업을 하기 전에 반드시 파일 이름을 지정해 저장을 먼저 하는 것이 좋다. 그리고 작업을 자주 하는 경우라면 저장 간격도 10분보다는 짧게 지정하는 것이 좋다. 그렇다고 너무 짧으면 대용량 파일을 다루는 경우 저장할 때마다 편집 작업에 방해를 받을 수 있으므로 적당하게 지정하도록 한다.

단순하게 저장하지 않은 파일을 복구할 때보다는 작업하는 내용의 변경 내역을 체계적으로 관리하는 용도로 사용하기를 권장한다.

 

 

 

2011년 6월 27일 자로 Microsoft Office 2010의 새로운 업데이트 버전인 Microsoft Office 2010 Service Pack 1(SP1)이 나왔다. 

이 중 Excel(엑셀)에서 고쳐진 내용은 아래와 같다. 이렇게 많은 문제를 안고 써온 것이다.

• Data is formatted incorrectly when conditional formatting (조건부 서식) rules that are based on standard deviation (specifically below 2 or 3 standard deviation) are applied.
• Pasting a lot of rows takes a very long time when the row height must be changed.
• Excel may stop responding when array formulas that are dependent on or are included in a circular reference (순환 참조) are calculated.
• Excel may crash or save an unreadable file if a sheet that contains defined names that refer to a worksheet are copied or moved to a different workbook.
• When an Excel chart in a PowerPoint presentation is inserted into a new presentation through the "Reuse Slides" feature, the chart does not adopt the theme of the target presentation even if "Keep Source Formatting" option is not selected.
• When a line chart is based on a named range for which at least one element evaluates to #N/A, the #N/A value appears as 0 on the chart and does not interpolate the #N/A data points as expected.
• Excel crashes when a table that has styles applied as block-level formatting is copied into another workbook.
• If an Excel 2003 chart or graph object in PowerPoint 2003 uses the accent colors from the color palette, these colors are converted to black when the file is opened in PowerPoint 2010.
• Excel crashes when you are using a PivotTable and PivotChart after you perform drill operations, undo multiple operations at once, modify the PivotChart, and then save the file.
• Hidden columns become visible when data is copied between worksheets that have different default column widths.
• Data labels on a chart can be incorrectly hidden when the label has a custom position, and the file is saved as .xls file type.
• When accessed programmatically, some methods return incorrect results when you have multiple conditional formats on different ranges that intersect.
• Cells that have “center across selection” formatting options applied are not correctly redrawn after a calculation. This can create "redraw artifacts" or the appearance of a recalculation problem.
• Data is formatted incorrectly when you apply conditional formatting rules to a range that includes a non-volatile function that is followed by a volatile function (such as RAND()),
• Excel crashes when you select the value field header cell of a PivotTable that has all data filtered out.
• The order of the legend entries that are displayed in the legend of a stack chart that was created in Excel 2003 is reversed when the chart is opened in Excel 2010 if the legend was modified to have a custom position.
• Data is not displayed correctly on a chart when you open a workbook that was created in a previous versions of Excel and that has the BIFF3, BIFF4, or BIFF5 file formats, if the chart is based on external data (such as a from a .dat file).
• When you open a hyperlink that points to an Excel file (.XLSX format file), the file opens in the "restored" state and the window is not maximized.
• After copying a sheet with an object that has a macro associated with it to another workbook, the macro does not work correctly because it is not correctly pointing at the source workbook.
• When you import a text file, certain decimal values are not recognized as numeric.
• A Pivot Table can become corrupted if member properties in the OLAP cube on which the Pivot Table is based are added, modified, or deleted.
• When multithreaded calculation is disabled, calculation is slow when the total number of formulas in all loaded workbooks is large, and a small subset of those formulas are repeatedly calculated.
• XMLSS type files do not open if the program is in Protected View mode.
• When cell editing is disabled and you double-click a cell that contains a reference to a cell in another workbook, the source workbook opens, but the specific cell is not activated,
• Documents that are saved in the Office 2003 file format that contain pie charts that had data labels outside the pie segments may display the labels inside the pie segments when the document is opened if the labels were edited before the file was saved.
• A cell that is part of a conditional format range is temporarily not updated to reflect the conditional formatting result when the contents of the cell is deleted.
• Excel crashes when you are using Remote Desktop and you try to perform a paste or print action, such as Paste As Picture Link.
• A stacked area chart always fills from the plane that intersects with the zero value on the vertical axis instead of from the X axis crossing point.
• Excel crashes when you open a file that contains a macro on an embedded object, and the file name contains a square bracket character ("[" or "]").
• If custom formatting is applied to data points in a chart or if the "Vary colors by point" setting is enabled for a chart, formatting may be lost when you hide the corresponding series data.
• A chart that was based on external data from a .DAT file will be missing from an .xlxs file if that file was an Excel 2003 file (.xls) that was saved in the Excel 2007 file format (.xlxs), moved to another directory, and then opened.
• If you open a workbook containing a slicer in Excel 2007 and then save it to the XLSB format and then XLSX format, the next time file is opened in Excel 2010 it is reported as corrupted.
• Excel crashes when you position the pointer over an area chart that has a date axis and a lot of blank cells in the chart data range.
• In PowerPoint, the size of the Excel OLE chart object changes after you right-click and then open the chart object by using the Open command on the Chart Object menu.
• A file that has a corrupted chart part is repaired silently. The user is not notified of the problem and prompted to approve the repair.
• When you have an OLAP PivotTable that contains a hierarchy that has a hidden level and you are trying to create a named set that is based on the other PivotTable axis, the Tuple Definition dialog box displays the wrong fields. Excel crashes when you try to create the named set after you load a workbook that has this kind of PivotTable.
• The SUMIFS, AVERAGEIFS, and COUNTIFS functions return incorrect results when the function contains two or more criteria ranges that come from at least two different sheets.
• When you open an Excel file from a network share, the file is not correctly updated by the "Update File" feature from the Quick Access toolbar after another user has edited the file.
• Certain array-entered formulas that reference ranges by using  formulas that reference operations or worksheet functions  that have not been fully calculated. The allocated strings (such as IF, CONCATENATE, or the "&" operator) may not calculate after certain operations, such as changing support cells, are performed.
• If a named set that is based on measures hierarchy and for which at least one of the measures does not have data in a default context is placed on a PivotTable axis, the measure that lacks data is not displayed. If none of the measures have data, Excel might crash.
• Excel stops responding or displays unpredictable behavior, such as incomplete calculations, when a workbook that has array formulas that contain VLOOKUP, LOOKUP, or HLOOKUP functions is calculated.
• Blank dates in "2-D" and "3-D" area and line charts that have a date axis are not correctly ignored and are instead plotted as zero values.
• You cannot install the Arabic - Saudi Arabia, Hebrew, Hindi, or Thai version of the Analysis Tool Pack add-in for Excel.
• Surface charts (both wireframe and solid) are not drawn properly from certain data sets.
• The camera tool and the "paste as picture" link are not resized when the cell range changes size in the linked worksheet.
• When there are merged cells in Excel, the wrong cell range from a different worksheet may be shown.
• A crash occurs when you open a workbook in Protected View but then cancel while the file is being opened.
• When opening a file with the same name from multiple locations, Excel goes into a state in which the program cannot be closed.
• Users cannot load certain previously saved Excel OLE objects in Excel 2010.
• You open a workbook that has surface charts in Protected View. When you immediately try to edit the workbook, the program crashes.
• A crash occurs when you open an Excel file that has surface charts in Protected View.
• SP1 introduces a new checkbox, "Excel Toolbars Files" in the File Block Settings tab of the Trust Center, to allow a user/corporation to prevent users from opening Excel Toolbars (.xlb) files in Excel because of security concerns. Checking it sets a new registry key, XlbFiles, which blocks Excel Toolbars (.xlb) files from being opened.

일단 아래 그림과 같은 조회 업무가 필요하다고 가정한다.


특정 제품이 어떤 지역에서 얼마만큼 팔렸는지 정리한 것이다. 날짜나 순서별로 같은 품명과 지역 조합이 중복되어 들어가 있고, 이 중복되어 있는 조합의 판매량을 총계 내는 업무이다.

이 일을 하는 방법으로 예전에 "[Excel] 두 열 이상의 값을 동시에 조회하여 필요한 열 합계내기(2009. 5. 10.)"라는 글을 올린 적이 있다. 이 글에 적힌 방법은 어떻게 보면 조금 복잡하고 어렵게 느껴질 수 있는데, Excel 2007 버전에서 새로 생긴 함수 중 sumifs를 이용하면 쉽게 해결할 수 있다.

SUMIFS

[수학 및 삼각 함수] 여러 조건을 충족하는 범위의 셀을 더한다. 예를 들어, B1:B20 범위의 해당 숫자가 0보다 크고 C1:C20 범위의 해당 숫자가 10보다 작은 경우에만 A1:A20 범위에 포함된 수의 합계를 구할 때 사용할 수 있다. 이 함수와 SUMIF 함수는 인수 순서가 서로 다르다. SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2,...]) sum_range: 필수 요소로 합계를 계산할 한 개 이상의 셀이다. 여기에는 숫자나 이름 또는 범위가 포함될 수 있고 숫자가 들어 있는 셀 참조도 포함될 수 있다. 빈 값이나 텍스트 값은 무시된다. criteria_range1, criteria_range2, ...: 관련 조건을 평가할 1개에서 127개 사이의 범위. 적어도 1개는 있어야 한다. criteria1, criteria2, ...: 숫자, 식, 셀 참조 또는 텍스트 형식으로 된 1개에서 127개 사이의 조건으로서, 합계를 계산할 셀을 정의한다. 예를 들어 21, "21", ">21", "복숭아" 또는 B15와 같이 지정할 수 있다. .

이 예제에서는 D2 셀에 아래와 같이 입력한다.

=SUMIFS(D5:D14,B5:B14,B2,C5:C14,C2)

Excel 2010에 새로 들어간 기능 중에 스파크라인(Sparkline)이라는 것이 있다. 일종의 조건부 서식으로 시트 위에 입력된 복잡한 수치 데이터의 경중을 시각적으로 파악하는데 도움을 주는 기능 중 하나이다.

우선 아래와 같이 입력된 자료가 있다고 하자.

스파크라인은 리본의 [삽입] 메뉴에서 사용할 수 있다.



위 그림과 같이 스파크라인이 들어갈 셀 범위를 선택한다. 반대로 데이터 범위를 먼저 선택해도 된다. 이렇게 범위를 지정한 후 일단 원하는 유형을 선택하면 아래 그림과 같이 필요한 데이터 범위를 입력하는 창이 나타난다.


필요한 범위를 입력하고 [확인]을 선택한다. 아래는 "꺾은선형"을 선택한 결과이다.


"열"과 "승패(Win/Loss)"를 선택하면 각각 아래와 같은 결과를 볼 수 있다.


"꺾은선형"은 동일 데이터의 추세를 보여줄 때 적합하고, "열"은 같은 행에 있는 다른 데이터 간의 크기를 비교할 때 적합하다. "승패"는 0보다 큰 경우과 작은 경우만 위쪽 방향 막대와 아래쪽 방향 막대로 구분하여 보여준다. 득실, 이익과 손해 등의 여부를 시각적으로 판단할 때 유용할 수 있다.

"열"의 경우 같은 행에 있는 데이터들을 서로 비교하기 때문에 다른 행에 있는 데이터들과 시각적으로 상대적인 비교를 하기가 어렵다. 이때에는 상단의 [축] 메뉴로 비교하고자 하는 기준을 정해주면 된다.


가로 축의 경우 시간의 흐름을 파악할 필요가 있을 때에는 날짜 축으로 지정하는 것이 좋다. 세로 축은 최소값과 최대값을 임의로 지정하여 사용할 수 있다.

예를 들어, 예제에서 최소값과 최대값을 각각 0.0과 100.0으로 지정하면 다음과 같은 결과를 확인할 수 있다
.

또한, 스파크라인에 셀 안에 들어가는 일종의 배경 그림이기 때문에 같은 셀에 필요한 문자, 숫자, 수식 등의 데이터를 덧대어 입력할 수도 있다.


[디자인] 메뉴를 통해 보기 좋게 잘 정리하면 바로 자료를 판단하면서 작업을 하거나 의사 결정을 할 때 많은 도움이 될 것으로 보인다.

Excel 2007에서 매크로나 양식 등의 기능을 사용할 때 필요한 "개발 도구" 탭은 기본적으로 리본 메뉴에 나타나지 않는다. 그래서 이 탭을 표시하는 방법을 적은 글을 올린 적도 있다. 이와 마찬가지로 Excel 2010에서도 처음 설치하면 아래 그림과 같이 개발 도구 탭이 보이지 않는다.

이를 표시하는 방법이 어려운 것은 아니지만 절차가 달라졌다. 우선 왼쪽 상단의 파일 메뉴를 클릭한다.


옵션(Options) 메뉴를 찾아 클릭한다.


옵션 창의 기본 모양은 이전 버전과 같다.


옵션 창에서 "리본 사용자 지정(Customize Ribbon)"을 선택한 후 "개발 도구(Developer)" 항목을 찾아 선택해 주면 된다.


옵션 창을 닫으면 아래 그림과 같이 개발 도구 탭이 나타난 것을 확인할 수 있다.


Excel 2010과 2007에서 제공하는 개발 도구의 기능들은 메뉴에서 볼 때 크게 달라진 것이 없지만, 2007이나 TP와는 달리 "추가 기능" 항목이 추가되어 있다.

마이크로소프트 오피스 2007(Office 2007)의 다음 버전으로 출시를 앞두고 있는 2010 버전은 이전 버전들보다 아기자기한 기능들이 많이 포함될 예정이다. 그 중 한 가지로 문서에 삽입한 사진에서 배경 부분만 지워주는 기능이 있다. 기존에도 불가능한 것은 아니지만 자체 기능으로는 상당히 어렵고, 제대로 하려면 다른 그래픽 프로그램을 사용해야 했다.

엑셀(Excel), 파워포인트(PowerPoint) 등에서도 모두 같지만, 여기에서는 워드(Word)를 예로 들도록 한다.

삽입된 사진을 클릭하고, [Picture Tools]의 [Format] 메뉴를 선택한다.


하위 메뉴에서 [Backgroud Removal] 메뉴를 클릭한다.


이 예제에 아무 조정없이 바로 [Close Background Removal] 버튼을 클릭하면, 아래와 같이 얼굴만 남게된다.


필요하다면 적절하게 선택 영역을 조정하면서 필요한 부분과 필요하지 않은 부분이 구분될 수 있도록 한다.


위와 같이 선택 영역을 조정하면 대략 아래와 같이 배경만 제거한 깔끔한 완성본을 얻을 수 있다.

Excel 2007에서 매크로나 양식 등의 기능을 사용할 때 필요한 "개발 도구" 탭은 기본적으로 리본 메뉴에 나타나지 않는다. 그래서 이 탭을 표시하는 방법을 적은 글을 올린 적도 있다. 이와 마찬가지로 Excel 2010¹에서도 처음 설치하면 아래 그림과 같이 개발 도구 탭이 보이지 않는다.

이를 표시하는 방법이 어려운 것은 아니지만 절차가 달라졌다. 우선 왼쪽 상단의 오피스 버튼을 클릭한다. 이 버튼의 모양도 달라졌다.


Options(옵션) 메뉴를 찾아 클릭한다.


옵션 창의 기본 모양은 이전 버전과 같다.


옵션 창에서 "Customize Ribbon"을 선택한 후 "Developer"(개발 도구) 항목을 찾아 선택해 주면 된다.


옵션 창을 닫으면 아래 그림과 같이 Developer(개발 도구) 탭이 나타난 것을 확인할 수 있다.


Excel 2010과 2007에서 제공하는 개발 도구의 기능들은 메뉴에서 볼 때 크게 달라진 것이 없는 것으로 보인다.