CaN (Computer & Network) Tips

내가 보기에는 전화번호, 이메일 등 연락처(주소록)를 관리하는 최강의 솔루션은 MS Outlook(아웃룩)이다. 프로그램이 무겁고, 사용하기가 쉽지 않지만, 많은 기능과 호환성으로 각종 연락 정보나 일정 관리는 아웃룩을 사용하고 있다.

따라서 Windows Mobile이나 아이폰 등 모바일 장치의 관련 정보로 항상 아웃룩과 연동해 사용해 왔다. 그런데 구글 지메일(Gmail)을 심하게 쓰다보니 이에 대한 연동도 필요하게 되어, PC에서 아웃룩과 지메일의 일정 및 연락처 정보를 동기화해 사용할 필요성도 생기게 되었고, 온갖 방법을 동원하면서 이 둘을 연동해 이 두 솔루션의 정보가 항상 동기화하도록 했다.

아이팟 터치(iPod Touch)나 아이폰(iPhone)을 쓰게 된 이후로 이 둘의 동기화를 이 장치들을 매개로 하고 있다. 완벽하다고는 할 수는 없지만 괜찮은 방법이다. 

아무튼 아웃룩을 쓰던 쓰지 않던, 지메일의 연락처 정보를 아이폰(또는 아이팟 터치나 아이패드)과 연동해 사용하고자 한다면, 아이폰 설정의 "Mail, 연락처, 캘린더" 메뉴에서 사용하는 지메일 정보를 등록하면 되는데, 이때 지메일 계정을 추가할 때, 아이폰의 계정 목록에 있는 "Gmail"을 사용하지 말고, "Microsoft Exchange"를 사용하는 것이 좋다.

Exchange 설정 페이지에서 이메일은 사용할 지메일 주소로 하고, 사용자 이름(지메일 주소를 그대로 입력)과 암호는 해당 지메일의 정보를 입력한다. 도메인은 비워둔다. 설명은 이 계정에 대한 설명을 임의로 쓴다. [다음]으로 넘어간 후, 서버를 입력하는 곳에 "m.google.com"만 넣어주면 된다.

이후 메일을 포함해 연락처나 캘린더 등 아이폰에서 같이 사용하고 싶은 항목을 위 그림처럼 켜주면 된다.

연락처 정보의 경우 아이폰에 있는 정보와 지메일에 있는 정보가 혼재할 수 있는데, 아래 그림과 같이 연락처 앱에서 "모든 연락처"를 선택하면 모든 항목을 보여주고, 지메일에 있는 연락처만 따로 볼 수도 있다.

그러나 예를 들어, 동일 인물이 아이폰에는 전화번호가, 지메일에는 이메일 주소가 등록되어 따라 존재할 수도 있고, 같은 정보를 모두 담아 별도의 항목으로 존재할 수도 있다. 이런 경우 따로 정보를 관리하는 것은 불편할 수도 있고 또 잘못된 관리 방법이다.

이때는 아래 그림과 같이 해당 연락처 항목의 편집 화면에서 연락처 링크 메뉴를 클릭하고 동일 인물의 다른 항목을 선택해 서로 연결하도록 한다.

이렇게 하면 연락처 정보 하단에 "링크된 카드" 항목에 서로 연결되어 있는 항목을 보여준다. "모든 연락처" 목록에도 하나만 나타난다. 여러 개의 링크된 카드 중 어떤 것을 대표 정보로 사용할 지도 정할 수 있다.

이렇게 링크를 시켜두고 통합된 페이지에서 정보를 수정하면 양쪽이 모두 수정이 된다. 또, PC에서 웹 브라우저로 지메일에 접속한 후 연락처 정보를 수정하면 거의 동시에 아이폰에 있는 정보도 수정되고, 그 반대도 마찬가지이다.

한편, 아이폰 연락처에는 사진이 있는데, 지메일 정보에는 사진이 없다면(반대도 마찬가지), 사진이 있는 페이지에서 사진을 선택하여 복사하고 사진이 없는 페이지 또는 예전 사진이 있는 페이지의 사진 자리를 선택해 붙여넣으면 사진이 그대로 들어간다. 통합된 이후에 새로 사진을 추가하는 것이라면 동시에 모두 들어간다. 다른 연락처로 사진을 복사할 때도 마찬가지이다. 필요한 곳(사진 앱, 웹 브라우저 등)에서 사진을 복사하고 가져다 붙여넣으면 된다.

이렇게 정리를 잘 해두면 나중에 전화를 옮길 때에도 아무런 불편없이 연락처 정보 등을 쉽게 이전할 수도 있다.

이메일(email)은 이제 우리 생활에서 아주 중요한 통신 수단의 하나가 되었다. 전화, 메신저(IM)와 같은 동기적 방식이 중요한 만큼, 게시판, 이메일과 같은 비동기적 방식은 특히, 업무 등 공식적인 절차가 중요한 경우 아주 일반적인 방법이 되었다.

직장과 같은 조직 생활을 하는 사람들은 각 조직에서 공식적으로 부여하는 이메일 주소가 있어 신분과 소속을 확인하고 각종 내부 시스템을 활용할 때 기본 열쇠로 쓰게 된다.

초등학교, 중학교, 고등학교도 마찬가지이기는 하겠지만, 대학에서도 학교 도메인이 들어간 이메일 주소를 부여받아 학교 소속임을 확인받고 사용자가 원하는 용도로 이메일 시스템을 쓸 수 있다.

그런데 지극히 개인적인 용도가 아니라, 학교 행정 부서와의 연락, 교수와 학생 간의 연락, 수업과 관련된 학생과 학생 간의 연락에서 이 공식적인 학교 이메일뿐만 아니라 나름대로 등록해 사용하고 있는 이메일 주소들이 뒤죽박죽 엉켜 일과 학업의 흐름을 방해하고, 서로 결례를 하게 되고, 기록으로서 가치를 떨어뜨리는 일도 발생하게 된다.

갈수록 이메일로 과제를 제출하거나, 보고서를 같이 돌려 보거나, 회의를 하거나 하는 등의 일이 많아지고 있으므로 지메일(Gmail)과 같은 범용 이메일 서비스를 이용해 학생들이 이런 일들을 원활하게 할 수 있는 방법을 제안하고자 한다.

같은 일을 하고 같은 팀에 소속된 여럿이 이런 체계를 따라 하는 것도 좋고, 개인적으로도 이런 체계를 따라 하면 비교적 이메일을 통한 공식적인 의사 교환에 상당한 도움을 줄 것으로 생각한다.

원칙은 이것이다.

학교 생활에서 공식적으로 필요한 활동에 사용할 이메일 계정(주소)을 별도로 하나 만들어 두자는 것이다. 기왕 만드는 김에 아이디도 자신을 정확하게 확인할 수 있는 모양으로 만들어 서로 누군지를 확인할 수 있도록 하는 것이다. 지메일을 사용하는 이유는 서비스가 안정적이며, 용량도 괜찮고, 계정을 만들기가 무척 쉽고, 한 사람이 여러 계정을 가질 수도 있기 때문이다. 또, 학점 교류나 교환 학생 등의 이유로 서로 다른 학교의 학생들이 공동 작업을 할 때에도 소속 학교 도메인에 얽매이지 않는다. 그뿐만 아니라, 문서 도구(Docs) 와 사이트 도구(Sites) 같이 협업을 할 수 있는 다른 서비스를 사용하기가 용이하다.

일단 지메일 사이트 로 접속한다.

계정 생성 메뉴로 들어간다.


여기서 중요한 것은 성(Last Name)과 이름(First Name), 로그인 이름(Login Name)이다. 사적인 메일처럼 이름을 별명으로 쓰고, 로그인 이름을 무슨 암호처럼 쓰면 안 된다. 자신이 누군인지 확실히 식별할 수 있도록 한다. 특히, 학생이 교수한테, 부하가 상사한테 이메일을 보내는 경우 이런 정보가 무성의하면 결례를 범하는 것이 될 수도 있다.

내 제안:

성(Last Name): 자신의 이름을 영어로 쓴다. 성과 이름(Full Name)을 모두 쓴다. 영어 수업을 듣는 경우도 있고, 외국인 교수도 있고, 다른 학생 중에 외국인이 있을 수도 있기 때문에 국제화 시대에 걸맞게 영어로 쓴다. 영어식으로 성을 뒤에 쓰는 것이 좋다. 굳이 따질 필요는 없지만, 성을 앞에 쓸 때에는 명확한 구분을 위해 성 뒤에 쉼표를 적어주는 것도 좋다.

이름(First Name): 여기에서는 괄호 안에 자신의 한글 이름을 쓴다. 성과 이름을 붙여서 쓴다. 성에 쓴 영문 이름이 과도하게 길다면 괄호를 생략해도 괜찮다. 중국 사람이면 중국어로, 일본 사람이면 일본어로 쓴다.

이렇게 쓰면 사용자 이름이 "Kildong Hong (홍길동)" 또는 "Hong, Kildong (홍길동)", 이런 식으로 표기된다.

원하는 로그인 이름(Desired Login Name): 자신의 영문 이름을 빈 칸 없이 다 쓴다. 그 다음 점을 하나 찍고(생략 가능), 자신의 입학 연도(학번) 뒷 자리 두 개를 쓴다. 2010학번이라면 10. 예를 들어, kildonghong.10@gmail.com 식이다. 로그인 이름은 6자 이상 30자 이하로 쓸 수 있다. 만약, 동명이인에 영문 표기도 같고, 입학 연도도 같은 아이디가 이미 있다면 학번 가장 마지막 자리의 숫자를 마침표를 앞에 하나 찍고 적어준다. 예: kildonghong.10.3@gmail.com

이렇게 만든 이메일 주소는 학교의 공식적인 활동에만 쓰면 된다. 이 주소로 오고 가는 메일은 자신의 계정에 있는 "환경 설정" 메뉴에서 "계정 및 가져오기"와 "전달 및 POP/IMAP" 기능 등을 활용해서 자신이 주로 사용하는 다른 이메일 계정과 적절하게 통합하여 관리하면 된다. 학교를 졸업하거나 이 계정의 필요성이 없어지더라도 쉽게 이 부분만 떼어내 관리하거나 없애버릴 수 있다.

또한, 일회성이 아니라 향후 지속적인 접촉이 필요한 경우를 대비해서 자신이 주 계정으로 사용하는 이메일 주소는 이메일 본문 하단에 작성하는 서명(Signature)에 표시해 두거나, 이쪽으로 오는 이메일은 항상 주 계정으로도 사본이 발송될 수 있도록 전달(forwarding)해 놓으면 된다.

반드시 위와 같은 원칙으로 만들 필요는 없지만, 비슷한 원칙으로라도 생성을 하면 어떨까 한다. 그래서 수업용으로 이메일 주소를 적어 내야 하거나, 학교 취업용 메일링 리스트에 주소를 올리거나, 가끔 팀 프로젝트를 진행하거나, 학생들이 참가하는 워크숍 같은 활동에 연락처를 적어 놓거나, 이메일 주소를 적어 주면서 굳이 학교 도메인을 노출시키고 싶지 않을 때 위에서 만든 주소를 사용하면 된다.

물론 이와 비슷하게 만든 주소가 미리 있다면 그것을 사용해도 되고, 이렇게 새로 만들어서 자신의 주 계정으로 사용해도 좋다. 아무튼, 이메일도 핵심적인 의사소통의 도구로 자리잡은 만큼 용도와 상대를 잘 생각해서 계정(복수 계정)을 운영하는 전략도 필요할 것이다.

구글의 이메일 서비스인 지메일(Gmail)에 메일 메시지를 번역해 주는 기능이 추가되었다. 지메일 공식 블로그에서 확인 할 수 있는데, 5월 19일 자로 "Gmail Labs"에서 선택해 사용할 수 있다.

일반적으로 메일 메시지를 받아 열어보면 아래와 같은 모습을 볼 수 있다.


번역 기능을 사용하기 위해서는 우선 Settings(환경 설정)에서 Labs(실험실) 메뉴로 들어간 다음 "Message translation" 항목을 "Enable"하면 된다.


이 기능을 켠 다음 다시 메시지를 열어보면 아래 그림과 같이 번역 메뉴가 나타난 것을 확인할 수 있다. 모든 메시지에 다 나타나는 것은 아니고, 환경 설정에서 지정된 것과 다른 언어로 작성된 메시지에만 나타난다.


기본값은 "English"(영어)로 되어 있는데, 이를 한국어 등으로 바꾸려면 "Change language" 메뉴를 선택한다. 그 다음 아래 그림과 같이 자신이 원하는 언어로 선택한 후 설정 내용을 저장하면 된다.


아래는 일본어 원문 메시지를 영어로 번역한 결과이다.


아래 그림은 목적 언어를 한국어로 바꾸고, 일본어 원문을 한국어로 번역한 결과이다.


속도도 빠르며, 원문과 번역문을 수시로 오가며 확인할 수도 있다. 언어 조합에 따라 결과의 품질에 차이가 있을 수 있지만, 요긴하게 사용할 수 있는 기능이다.

Gmail(지메일) 의 환경 설정(Settings) 메뉴로 들어가 실험실(Labs) 메뉴에서 "이미지 삽입(Inserting Images)" 항목을 "사용(Enable)"으로 변경한다. 아래 그림은 영문 모드이지만 한국어 모드도 동일하다.


이후 변경 사항을 저장하고 편지쓰기(Compose Mail)을 열어 보면 메일 본문 편집 메뉴에 전에는 없던 새로운 아이콘이 나타난다.


이 아이콘을 이용하면 메시지를 작성하는 중간에 원하는 위치에 이미지를 삽입할 수 있다.


자료원: The Official Gmail Blog, "New in Labs: Inserting images", 2009. 4. 9.

아이팟 터치(또는 아이폰)에만 해당하는 서비스는 아니다. 아직 베타이기는 하지만 모바일 기기에서 구글 지메일(Gmail)의 연락처(Contacts)와 일정(Calendar) 자료를 자동으로 동기화해주는 서비스가 시작되었다.

휴대 기기용 구글 싱크 공식 홈페이지로 가기

아이폰(iPhone)이나 블랙베리, Windows Mobile 등을 지원한다. 아이폰에서 전화 기능을 뺀 아이팟 터치(iPod Touch)에서도 가능하다. 프로그램을 설치하는 것이 아니라 관련 정보를 세팅하는 것이므로 그대로 따라 하면 된다.

아이팟 터치용 구글 싱크 사용 방법 설명 페이지로 가기(영문)

위 매뉴얼에 따라 그대로 설정만 해주면 되므로 간단하다. 이 서비스를 이용할 때 몇 가지 알아둘 사항은 아래와 같다.

싱크 대상에서 이메일은 꺼둔다. 연락처와 일정 중 원하는 것을 사용한다. 둘 다 사용할 수 있다.


이메일 동기화는 작동하지 않는 것 같은데 확인이 필요하다. 설명 페이지에도 메일에 대해서는 다른 설명이 없다.

설정(Settings) 정보에서 "Fetch New Data"가 켜져 있어야 한다. 이 항목 중 [Advanced] 메뉴에서 수동 싱크로 변경할 수도 있다.

네트워크에만 연결되어 있으면 동기화(Sync)는 수시로 이루어진다. 그런데 이 설정을 하고 나면 PC의 아웃룩(Outlook)과는 싱크할 수 없다. iTunes에서 아이팟 터치에 설정되어 있는 구글 싱크 기능을 기본 값으로 유지해 버리기 때문이다.

사실 지금까지 이 기능을 쓰려면 비싼 유료 프로그램을 쓰거나 탈옥(jailbreaking)한 아이팟 터치에  NuevaSync 같은 프로그램을 사용해야 했다. 지메일을 운영하는 구글에서 하는 서비스이니 만큼 이제는 이 구글 싱크를 쓰면 될 것 같다.

Google(구글) 에서 제공하는 많은 서비스에는 Picasa나 Google Earth, Sketch처럼 PC에 독자적으로 설치해 사용하는 것이 있고, Gmail , Google Docs(구글 오피스) 처럼 웹 브라우저를 통해 온라인으로 연결해 사용하는 것들이 있다.

GMDesk는 이 중 Gmail(지메일), Reader(리더), Calendar(캘린더), Docs(오피스) 등을 한데 묶어 별도의 소프트웨어 패키지 형태로 사용하게 해주는 프로그램이다. 이런 서비스를 자주 사용하는 경우라면 이 프로그램을 설치해 웹 브라우저와 별도로 사용하면 된다.

GMDesk 홈페이지로 가기

무료.

Google에서 제공하는 무료 이메일 서비스인 지메일(Gmail) 에 메일 서비스를 좀 더 재미있게 사용할 수 있게 해주는 기능이 몇 개 추가되었다. 정식 서비스는 아니고 환경 설정(Settings)에 "Labs"라는 메뉴로 소개되는 일종의 실험 기능들이다. 베타 버전 쯤으로 생각하면 된다.

사용하고 싶은 기능이라면 "Enable"을 선택해 [Save Changes]로 설정 값을 저장하면 된다. 구글이나 다른 외국 기업의 일반적인 서비스가 그렇지만 이 기능은 사용 언어을 "한국어"로 선택한 사용자에게는 나타나지 않는다.

상단의 메뉴 구성이 한글로 되어 있을 때에는 "Labs"에 해당하는 메뉴가 없다. 일본어로도 서비스되지 않는 것이 위안이라면 위안이다.

구글(Google)의 지메일(Gmail)에서 제공하는 메일 공간을 웹 하드처럼 사용할 수 있도록 도와주는 일종의 플러그인 프로그램인 GMail Drive shell extension 이 1.0.12로 업데이트되었다. 거의 8개월 만이다.

이전 버전 사용자는 제어판의 프로그램 추가/제거를 이용해 제거한 후 Windows를 재부팅한 다음 설치를 진행하도록 한다.

설치 파일을 다운로드한 후 압축을 풀고 설치 파일을 실행하면 된다. 설치 중에 도움말의 언어가 다르다는 경고 메시지가 뜨면서 진행이 멈출 경우 작업 관리자의 "응용 프로그램" 탭에서 설치 프로세스를 선택해 [작업 끝내기]를 누르면 된다.

설치 후 탐색기를 열어보면 내 컴퓨터의 하위 항목으로 C, D 드라이브들과 함께 GMail Drive가 설치되어 있는 것을 확인할 수 있다. 이후에는 바로 가기 메뉴를 통해 자신의 Gmail Username과 Password를 지정해주면 일반 다른 드라이브와 같이 사용할 수 있다.

여기에 저장된 파일들은 Gmail의 메일함에 GMAILFS로 시작되는 제목의 메일에 첨부 형태로 보관된다. 원래 Gmail에서 허용하는 첨부 파일의 크기가 메시지를 포함하여 10MB이므로 저장하는 파일의 크기도 이 기준을 따른다. 파일 이름은 65자 이하만 허용한다.

Gmail에서 제공하는 메일 공간을 웹 하드처럼 사용할 수 있도록 도와주는 일종의 플러그인 프로그램인 GMail Drive shell extension 이 1.0.11로 업데이트되었다. 이번 버전에서는 Windows Vista를 잘 지원하도록 한 것으로 보인다.

이전 버전 사용자는 제어판의 프로그램 추가/제거를 이용해 제거한 후 Windows를 재부팅한 다음 설치를 진행하도록 한다.

설치 파일을 다운로드한 후 압축을 풀고 설치 파일을 실행하면 된다. 설치 중에 도움말의 언어가 다르다는 경고 메시지가 뜨면서 진행이 멈출 경우 작업 관리자의 "응용 프로그램" 탭에서 설치 프로세스를 선택해 [작업 끝내기]를 누르면 된다.

설치 후 탐색기를 열어보면 내 컴퓨터의 하위 항목으로 C, D 드라이브들과 함께 GMail Drive가 설치되어 있는 것을 확인할 수 있다. 이후에는 바로가기 메뉴를 통해 자신의 Gmail Username과 Password를 지정해주면 일반 다른 드라이브와 같이 사용할 수 있다.

여기에 저장된 파일들은 Gmail의 메일함에 GMAILFS로 시작되는 제목의 메일에 첨부 형태로 보관된다. 원래 Gmail에서 허용하는 첨부 파일의 크기가 메시지를 포함하여 10MB이므로 저장하는 파일의 크기도 이 기준을 따른다. 파일 이름은 65자 이하만 허용한다.

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Gmail에서 제공하는 메일 공간을 웹 하드처럼 사용할 수 있도록 도와주는 일종의 플러그인 프로그램인 GMail Drive shell extension 이 1.0.10으로 업데이트되었다. Gmail의 변경된 로그인 절차를 반영했고 폴더 안에서 더블클릭으로 해당 파일을 열 수 있도록 하였다. 이번 버전에서는 간혹 나타날 수 있는 "Disc is full" 오류를 수정했다.

이전 버전 사용자는 제어판의 프로그램 추가/제거를 이용해 제거한 후 Windows를 재부팅한 다음 설치를 진행하도록 한다.

설치 파일을 다운로드한 후 압축을 풀고 설치 파일을 실행하면 된다. 설치 중에 도움말의 언어가 다르다는 경고 메시지가 뜨면서 진행이 멈출 경우 작업 관리자의 "응용 프로그램" 탭에서 설치 프로세스를 선택해 [작업 끝내기]를 누르면 된다.

설치 후 탐색기를 열어보면 내 컴퓨터의 하위 항목으로 C, D 드라이브들과 함께 GMail Drive가 설치되어 있는 것을 확인할 수 있다. 이후에는 바로가기 메뉴를 통해 자신의 Gmail Username과 Password를 지정해주면 일반 다른 드라이브와 같이 사용할 수 있다.

여기에 저장된 파일들은 Gmail의 메일함에 GMAILFS로 시작되는 제목의 메일에 첨부 형태로 보관된다. 원래 Gmail에서 허용하는 첨부 파일의 크기가 메시지를 포함하여 10MB이므로 저장하는 파일의 크기도 이 기준을 따른다. 파일 이름은 65자 이하만 허용한다.