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이메일(email): at(@)
이제 이메일(email)은 가장 보편적인 통신 수단이다. 공적이든 사적이든 이메일은 없어서는 안 될 중요한 의사소통 도구이며, 원래 아는 사람이든 모르는 사람이든 정보를 나눌 수 있는 가장 일반적인 통로이다.

이런 이메일을 사용하다 보면 보내는 사람으로 또는 받는 사람으로 어떤 식으로 쓰고 받아야 적절한지 고민을 해야 하는 경우가 생긴다. 이때 참고할만한 몇 가지 사항을 정리하면 다음과 같다.

1. 내가 이메일을 보내면 받는 사람의 메일함에 내 이름은 어떻게 표시되고 있을까?

우리가 메일을 받아보면 우선 메일함에 수신된 메일 목록을 보게 된다. 여기에는 기본적으로 보내는 사람, 제목, 보낸 일시, 첨부 파일 유무 등을 확인할 수 있는 정보가 표시되어 있다. 사실 가장 먼저 확인하게 되는 것은 보낸 사람이 누구인가 하는 것이다. 가끔 개인이 보낸 메일을 보면 보낸 사람 항목에 웃기지도 않은 별명이나 애칭이 나타날 때가 있다. 친구끼리 주고받는 메일이라면 상관없겠지만, 공적인 메일이나 상사, 윗사람에게 보내는 메일에는 이런 일이 없도록 해야 한다. 이메일 시스템에서 사용하고 있는 아이디가 그대로 노출되는 경우도 있지만, 될 수 있으면 환경 설정 등을 통해 보내는 사람의 이름이 제대로 표시되도록 미리 설정해 두는 것이 좋다.

2. 내가 보낸 메일의 제목이 내용을 잘 대변하고 있을까?

메일을 받았을 때 조금 아쉬운 부분이 주로 제목(subject)이다. 안부 인사를 보낼 때 그런 경우가 많지만, "잘 지내세요', "접니다", "질문 있습니다", "긴급 뉴스" 따위의 제목은 피하는 것이 좋다. 메일 본문(body)을 잘 요약하고 반영한 핵심적인 문구가 제목으로 사용되어야 한다.

3. 받은 메일에 답할 때 원본 메시지를 그대로 둘까 아니면 지울까?

일반적으로 받은 메일을 회신하여 추가로 메시지를 작성하는 경우 원본 메시지가 회신하는 메시지 본문의 하단이나 상단에 바로 복사되어 끼어들어 간다. 사실 이 원본 메시지는 그대로 두는 것이 좋다. 처음 메일을 보낸 사람도 자신이 회신 메일을 받았을 때에 어떤 맥락에서 이런 메시지들이 오고 갔는지를 확인해야 하기 때문에 항상 원본은 그대로 첨부하는 것이 좋다. 어떻게 생각하면 조금 지저분하게 보일 수도 있고, 예의가 아닌 것 같아 원본을 지우기도 하는데 아무튼 그대로 두는 것이 좋다. 나중에 메일함을 검색할 때에도 이렇게 해두면 무척 유용하다.

4. 받은 메일에 답할 때 제목을 다시 쓸까 아니면 앞에 "RE:"만 붙일까?

이것도 위 항목과 같은 맥락이다. 그냥 "RE:", "회신:", "응답:" 등 받은 메일에 답을 한다는 표시만 해주고 원래 제목은 그대로 둔다. 메시지의 연결성을 확인하는 데 꼭 필요하다. 그런데 가끔 메시지를 주고받다 보면 "RE:" 앞에 "RE:"가 붙고 붙어서 상당히 길어지는 경우가 있다. "RE:"가 세 개 정도 붙은 다음에는 제목을 다시 써주는 것이 좋다. 특히, 동료나 상사, 윗사람에게 보내는 메일이라면 자신이 먼저 제목을 적절하게 수정한다.

5. 내가 보낸 메일이 제삼자에게 그대로 전달(forward)되면 기분이 어떨까?

가끔 다른 사람한테서 받은 이메일을 당사자 외 다른 사람에게 그대로 전달하는 경우가 있다. 경우에 따라서는 상황 설명이나 추가 메시지를 포함해 날리기도 하고, 아무 설명 없이 그냥 보내기도 한다. 제삼자에게 다른 사람이 작성한 메시지를 그대로 보낼 때에는 무척 신중해야 한다. 의도가 왜곡될 수도 있으며, 본의 아니게 결례가 될 수 있다.

6. 받는 사람과 참조는 왜 따로 있을까?

하나의 메시지를 여러 사람에게 보낼 때, 이 사람들의 이메일 주소를 받는 사람 항목(to)에 넣어야 하는지 참조 항목(cc)에 넣어야 하는지 잘 생각할 필요가 있다. 받는 사람은 이 메시지의 직접 당사자가 된다. 이 메시지를 읽어 보기는 해야 하지만, 말 그대로 참조만 해야 하는 사람들이라면 참조 항목에 주소를 적아야 한다. 이메일을 받았을 때 내 이메일 주소가 어느 항목에 들어있는지에 따라서 해당 메시지에 대한 자신의 책임 정도가 달라진다고 이해할 수도 있다. 참조의 CC는 Carbon Copy의 줄임말로 먹지를 대고 베낀 사본이란 뜻이다. 원본이 아닌 복사본이므로 직접적인 효력이 없을 수도 있다는 말이다. 숨은 참조나 비밀 참조라고 하는 BCC(Blind CC)도 적절하게 잘 사용할 필요가 있다.

7. 첨부 파일의 형식과 이름은 알아보기 쉬운가? 

이메일의 주요 요소 중 첨부(attachment)가 있다. 가끔 보면 압축 파일 하나로 보내면 될 파일을 굳이 여러 개 나열하여 첨부하는 경우가 있다. 받는 사람들이 불편하다. 그렇다고 많이 쓰지 않는 이상한 형식의 압축 파일을 보내는 경우가 있다. 이 역시 피해야 한다. 또, 첨부하는 파일의 이름이 극도로 축약되어 있거나, 무슨 일련번호로 된 암호와 같다면, 받는 사람들이 쉽게 이해할 수 없다. 나중에 검색할 때도 잘 찾을 수 없다.
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